Documentation — Système de Contrôle des Effectifs

Le matricule attendu compte six chiffres suivis d’une lettre. Cette règle signale les fiches dont le matricule s’écarte de ce format : le plus souvent une erreur de saisie, une troncature ou un espace parasite. Cela ne veut pas dire que l’agent n’existe pas — seulement que son identifiant doit être vérifié.

Exemple : « 11458C » (six caractères au lieu de sept), ou un matricule suivi d’un espace invisible.

Deux fiches ou plus portent exactement le même matricule, alors qu’un matricule doit désigner un seul agent. Il faut déterminer si une même personne a été enregistrée deux fois ou si deux personnes différentes se partagent un identifiant par erreur — la règle ne dit pas laquelle des fiches est la bonne, c’est l’objet de la vérification.

Le numéro de fiche apparaît deux fois, ou sa longueur s’écarte nettement de celle du reste du fichier — signe probable d’une troncature ou de zéros de tête perdus lors d’une conversion. C’est un défaut du fichier, pas un reproche fait à l’agent.

Le numéro d’ordre de la ligne dans le fichier source apparaît en double. Ce défaut de forme aide à suivre la qualité des extractions ; il n’a aucune conséquence pour l’agent concerné.

Après normalisation (majuscules, accents, espaces), deux fiches portent exactement les mêmes nom, prénom et date de naissance. Il peut s’agir d’une même personne enregistrée sous deux matricules — ou de deux personnes réellement homonymes nées le même jour. La règle demande de départager ces deux hypothèses ; elle ne conclut pas.

Deux fiches portent des noms très proches (variante d’orthographe, faute de frappe) avec des dates de naissance identiques ou presque. Deux agents portant des noms très ressemblants ne sont pas forcément la même personne — certains patronymes sont portés par plus d’une centaine d’agents : la règle applique des garde-fous renforcés pour ces noms répandus et demande seulement une vérification.

Exemple : Le même nom à une lettre près, avec le jour et le mois de naissance permutés (03/07 et 07/03).

Le contenu des colonnes semble interverti : le nom de famille rangé en prénom ou l’inverse, ou un second patronyme placé dans la colonne prénom. C’est une erreur de saisie courante, à remettre en ordre après vérification — l’identité elle-même n’est pas en cause.

Le nom ou le prénom de la fiche est vide. Sans identité complète, la fiche ne peut être rattachée avec certitude à personne : elle est gelée jusqu’à vérification.

La colonne sexe est vide ou contient une valeur inattendue. Une information d’état civil à compléter, sans autre signification.

Le sexe indiqué ne correspond pas à ce que suggère habituellement le prénom. Certains prénoms sont mixtes ou trompeurs : la règle invite simplement à vérifier l’état civil, elle ne conclut jamais seule.

Le même numéro de téléphone est rattaché à au moins deux matricules distincts. Cela peut être banal — un téléphone partagé en famille — comme cela peut signaler des fiches renvoyant à une même personne : la vérification tranche. Ce partage compte aussi pour les campagnes de déclaration, où le téléphone reçoit le code SMS.

La même identité (nom, prénom, date de naissance) apparaît sous deux matricules dans deux ministères différents. Cela peut révéler un cumul d’emplois irrégulier — ou une simple homonymie entre deux personnes distinctes. C’est typiquement un dossier d’enquêteur.

Le lieu de naissance inscrit ne figure pas dans le référentiel des localités. Le plus souvent une variante d’orthographe, une graphie ancienne ou une localité étrangère : une normalisation suffit généralement.

La fiche contient une date technique qui signifie en réalité « non renseigné » (30/12/1899, 01/01/1900, 01/01/1970…). Dans ce fichier, le 30/12/1899 est la convention massivement utilisée pour « néant ». La règle propose de traiter ces valeurs comme des cases vides — aucune correction n’est appliquée sans validation humaine.

La date de naissance est absente, située dans le futur, ou correspond à un âge inférieur à 16 ans ou supérieur à 75 ans. Sans âge vraisemblable, la fiche ne peut pas être fiabilisée : vérification prioritaire, pièce d’état civil à l’appui.

L’acte de recrutement ou la première prise de service est daté avant la naissance de l’agent. C’est matériellement impossible : l’une des dates est erronée — reste à déterminer laquelle.

D’après les dates de la fiche, l’agent aurait commencé à servir avant ses 18 ans. C’est le plus souvent le signe d’une année de naissance erronée, plus rarement d’un recrutement réellement irrégulier : les pièces d’origine le diront.

L’agent aurait été recruté après l’âge limite d’accès à son corps (30, 35 ou 40 ans selon les corps). Règle en attente du référentiel des limites d’âge de recrutement par corps.

La prise de service précède l’acte de recrutement. Ce schéma de régularisation administrative concerne plus du quart du fichier : il est conservé comme simple repère d’analyse, pas comme une anomalie à corriger fiche par fiche, et ne pèse pas dans le score de risque.

Plus de six mois séparent l’acte de recrutement de la prise de service effective. Un délai long n’est pas une faute ; il peut simplement appeler une explication.

La dernière promotion est datée avant l’entrée en service. Comme on ne peut pas être promu avant de servir, l’une des deux dates est nécessairement à corriger.

L’écart entre la date de l’arrêté de la dernière promotion et sa date d’effet est inhabituel : arrêté antérieur à l’effet, ou signé plus de 24 mois après. Signal mineur de qualité de saisie, fréquent dans les régularisations tardives.

La date de départ à la retraite inscrite ne correspond pas à la date de naissance augmentée de l’âge de départ inscrit. Incohérence interne de la fiche, à recalculer.

D’après sa date de naissance, l’agent a dépassé l’âge de départ à la retraite (65 ans, uniforme) mais sa position reste active. Cela peut signifier un départ jamais enregistré, un maintien exceptionnel à documenter — ou un décès jamais signalé. La règle ne dit jamais qu’un agent est décédé : elle demande une vérification, notamment auprès de l’état civil.

L’agent atteindra l’âge de départ à la retraite dans les douze prochains mois. Pure information de pilotage pour préparer les départs — ce n’est pas une anomalie.

Rapportée à la date de retraite, la durée de service dépasserait 40 ans ou n’atteindrait pas 5 ans. Les deux extrêmes trahissent le plus souvent une date de naissance ou de prise de service erronée.

Au moment de l’import, la date pouvait se lire de deux façons (jour/mois ou mois/jour, quand le jour est inférieur ou égal à 12). L’ambiguïté est consignée pour que la lecture retenue puisse être contrôlée.

Dans un lot importé, une même date ou année de naissance revient anormalement souvent : signe d’un remplissage par défaut lors d’une saisie de masse. La règle s’évalue sur le lot entier — un agent réellement né ce jour-là n’a rien d’anormal.

La date de naissance tombe un 1er janvier, valeur souvent saisie quand seule l’année de naissance est connue. Beaucoup de personnes sont réellement nées un 1er janvier : ce signal ne vaut que combiné à d’autres.

L’indice de la fiche ne correspond pas à ce que la grille indiciaire prévoit pour la catégorie, l’échelle et l’échelon indiqués. Soit l’un des quatre éléments est mal saisi, soit la situation n’a pas été mise à jour après un avancement. Cette règle a besoin du référentiel de la grille indiciaire pour s’exécuter.

L’indice est absent, nul ou négatif — une valeur impossible pour une carrière réelle, à compléter ou à corriger.

L’échelon inscrit sort des bornes prévues pour l’échelle indiquée (par exemple un échelon 9 dans une échelle qui s’arrête avant).

La catégorie inscrite n’est pas une valeur admise (I, II ou III).

L’âge de départ à la retraite inscrit ne correspond pas à la catégorie de l’agent. Règle désactivée : la colonne source est obsolète (ancien régime 57/60) — l’âge de départ retenu est désormais 65 ans pour tous, calculé sur la date de naissance.

Plus de quatre ans sans promotion (soit deux cycles d’avancement), mesurés à la date d’arrêt du fichier (2019). Une carrière peut stagner pour des raisons parfaitement régulières : ce signal sert surtout à repérer les fiches qui ne vivent plus dans le registre.

Au moins huit ans de service sans aucune promotion enregistrée, mesurés à la date d’arrêt du fichier (2019). Près de la moitié du fichier est dans ce cas : c’est d’abord un indicateur de registre incomplet, pas un reproche individuel.

L’agent a progressé plus vite que le minimum statutaire (saut d’échelons). Des avancements exceptionnels réguliers existent : les arrêtés correspondants doivent le confirmer.

Le grade inscrit ne figure pas dans le référentiel des corps et grades. Le plus souvent une variante de libellé à normaliser, parfois un grade réellement inconnu à instruire.

Le grade inscrit n’est pas prévu pour la catégorie déclarée — chaque grade relève d’une catégorie précise. L’un des deux éléments est à corriger.

Le diplôme est absent du référentiel, ou le fichier mélange les vocabulaires (diplômes académiques comme BEPC ou BAC face à des codes d’écoles professionnelles). Un défaut de normalisation du fichier, pas une mise en cause du diplôme de l’agent.

Le diplôme inscrit est inférieur au niveau exigé pour le grade ou la catégorie. Le dossier physique peut contenir un diplôme plus récent jamais reporté dans le fichier : vérification sur pièces avant toute conclusion.

La spécialité est vide ou remplie d’une valeur creuse (« 0 », « - », « NEANT »). À compléter.

La colonne statut (fonctionnaire ou contractuel) est vide. Règle désactivée : cette colonne est vide sur la totalité du fichier — le statut est déduit du libellé du grade.

Le libellé du grade, le statut et le type d’acte de recrutement se contredisent — par exemple un grade « contractuel » recruté par arrêté, acte réservé aux fonctionnaires. Le statut réel doit être confirmé par la direction compétente.

Le type d’acte de recrutement n’est pas une valeur admise (arrêté, contrat, décret, décision).

Le numéro d’acte de recrutement est vide, ou le même numéro renvoie à deux dates différentes au sein d’une même année. La numérotation des actes repart chaque année : le même numéro sur deux années différentes est parfaitement normal.

Une date de promotion existe sans numéro d’arrêté, ou un numéro d’arrêté existe sans date. L’un des deux éléments manque — la promotion elle-même n’est pas mise en doute.

La fonction exercée paraît inhabituelle pour le grade ou la catégorie (par exemple des responsabilités d’encadrement en catégorie III). Des situations régulières existent — intérim, faisant fonction : à vérifier, pas à conclure.

Le code service de la fiche n’existe pas dans l’organigramme de référence. Cette règle a besoin du référentiel de l’organigramme ; le signalement peut aussi révéler un organigramme incomplet.

Le code service appartient à un autre ministère que celui déclaré sur la fiche. L’agent est peut-être mal rattaché, ou la fiche n’a pas suivi une réorganisation.

La direction générale ou centrale indiquée ne figure pas dans l’organigramme du ministère. Variante de libellé ou structure disparue : à rapprocher de l’organigramme à jour.

Une colonne est utilisée à contre-emploi : un établissement (lycée, hôpital) ou un département inscrit là où l’on attend une direction. Défaut de structure du fichier source, sans mise en cause de l’agent.

La ville d’affectation n’appartient pas au département déclaré. Erreur de saisie, ou redécoupage administratif jamais répercuté dans le fichier.

La colonne ville contient un arrondissement au lieu d’une commune : les niveaux géographiques sont mélangés, ce qui gêne les rapprochements automatiques.

La position administrative inscrite n’est pas une valeur admise (en service, en stage, en instance d’affectation, détachement, disponibilité, mission, suspendu, retraite, décédé).

La fiche indique « en stage » sans lieu de stage, ou un lieu de stage alors que la position n’est pas un stage. Les deux champs sont à mettre en cohérence après vérification.

La fiche reste « en stage » au-delà de la durée statutaire (un an, renouvelable une fois). Faute de date d’entrée en position, la durée est comptée du dernier acte administratif connu à la date d’arrêt du fichier (2019). Souvent une position jamais mise à jour plutôt qu’un stage réellement interminable.

La fiche reste « en instance d’affectation » depuis plus de douze mois — comptés, faute de date d’entrée en position, du dernier acte administratif connu à la date d’arrêt du fichier (2019). Une attente anormalement longue — ou, plus probablement, une position jamais mise à jour.

Le lieu de stage est à l’étranger alors que la ville d’affectation est sur le territoire national : deux lieux de service incompatibles cohabitent sur la fiche.

Le corps dont relève le grade n’a normalement pas d’emploi dans ce ministère (hors corps interministériels). Les détachements réguliers existent : à vérifier avant toute conclusion.

Un même code service concentre un nombre invraisemblable d’agents. Règle d’ensemble : elle interroge la structure ou la qualité du rattachement, pas chaque agent pris individuellement.

Un champ indispensable (matricule, nom, prénom, sexe, date de naissance, catégorie, grade, échelon, indice, ministère, département…) est vide. La fiche est incomplète pour les contrôles.

Un champ contient une valeur creuse qui ne dit rien (« 0 », « - », « N/A », « NEANT », « XXX », « . »). Elle sera traitée comme une case vide, après validation humaine.

Majuscules et minuscules mélangées, accents incohérents, espaces en double ou en bord de champ. Simple bruit de saisie : l’application propose un nettoyage, appliqué seulement sur validation explicite.

Une fois les séparateurs retirés, le numéro de téléphone n’a pas le format national attendu (neuf chiffres commençant par 04, 05 ou 06).

Aucun numéro de téléphone sur la fiche : l’agent ne peut pas recevoir le code SMS des campagnes de déclaration de présence. Il n’est pas en faute — il devra passer par un guichet ou faire enregistrer un numéro (enrôlement).

Le même numéro de téléphone apparaît chez plusieurs agents. Règle désactivée : ce signalement est déjà porté par IDN-11, sa jumelle de la famille identité — le doublonner compterait deux fois la même suspicion.

Un champ numérique a été stocké comme du texte et a perdu ses zéros de tête. Défaut technique de conversion, sans mise en cause de l’agent.

Exemple : Un code service « 0340 » devenu « 340 » lors d’un passage par un tableur.

La colonne observation porte la mention « OK » — trace d’un contrôle manuel passé — alors que la fiche porte un signalement bloquant ou critique d’identité ou d’existence. Le contrôle passé mérite d’être refait ; la mention « OK » ne vaut pas quitus.

Le texte contient des caractères déformés par un problème d’encodage informatique (un « é » devenu « é »). Nettoyage technique à proposer.

La longueur d’un champ s’écarte fortement de celle observée sur le reste du fichier : probable troncature lors d’une conversion.

Une colonne est vide sur au moins 90 % du lot importé : la source ne l’alimente pas. Règle d’ensemble qui renseigne sur le flux de données, pas sur les agents.

Plusieurs signaux faibles se cumulent sur une même fiche : pas de téléphone, aucune promotion, position anormale, dates creuses, observation vide. Aucun de ces signaux ne prouve rien isolément ; c’est leur accumulation qui justifie une vérification physique. « Profil fantôme » désigne une hypothèse à tester, jamais une conclusion.

Âge de retraite dépassé, position toujours active et aucun acte administratif depuis au moins sept ans, comptés à la date d’arrêt du fichier (2019) : la fiche semble ne plus vivre. La règle ne conclut jamais à un décès — elle demande une vérification, notamment auprès de l’état civil et du service d’affectation.

La fiche cumule plusieurs signalements d’identité (doublon strict, quasi-doublon, téléphone partagé ou présence dans deux ministères). Le faisceau d’indices renforce la suspicion d’identité multiple et fait remonter le dossier en priorité — la conclusion reste à l’enquêteur.

Entre deux versions importées du fichier, le même matricule a changé de nom ou de date de naissance. Cela peut venir d’une correction légitime à l’état civil — ou d’une substitution d’identité. L’historique conservé des imports permet de comparer et de trancher.

L’agent appartient à un groupe de doublons présumés non écarté ET porte un signalement de non-déclaration encore ouvert (règles L-01 ou L-02 : aucune déclaration de présence aux dernières campagnes). C’est la combinaison la plus prioritaire du dispositif — et, comme tout signalement, une suspicion à vérifier, pas un verdict.

Aucune déclaration de présence n’a été transmise pendant la fenêtre de la dernière campagne clôturée. Bien des raisons légitimes existent (déplacement, panne, téléphone indisponible) — les agents sans téléphone, injoignables par SMS, sont d’ailleurs comptés à part. Ce signalement déclenche une relance, pas un reproche.

Aucune déclaration de présence sur au moins deux campagnes consécutives. Le dossier passe automatiquement « à vérifier physiquement » : une vérification de terrain est organisée — en aucun cas une sanction automatique.

Au moment de la déclaration, la position relevée est en dehors du rayon du poste d’affectation, sans ordre de mission déposé. Un déplacement régulier peut tout expliquer : l’agent peut joindre son ordre de mission ou déposer une réclamation.

L’ordre de mission joint pose question : numéro déjà utilisé par un autre agent, dates incohérentes, pièce absente ou mission expirée au moment de la déclaration. La pièce est réexaminée par un humain avant toute suite.

Le même appareil (reconnu par son empreinte technique) a servi à déclarer la présence d’au moins trois agents différents. Un téléphone peut se prêter en famille ou entre collègues — c’est pourquoi un seuil s’applique et qu’une vérification humaine suit. Les déclarations faites au guichet sont exclues : le poste y est partagé par nature.

Au moins trois agents ont déclaré exactement depuis le même point, au mètre près. Des collègues d’un même bâtiment sont proches les uns des autres, mais une coïncidence exacte et répétée mérite vérification. Les déclarations faites au guichet sont exclues.

Le même numéro de téléphone a reçu le code SMS de déclarations portant sur plusieurs matricules distincts. Peut reposer sur une entraide réelle comme sur une usurpation : à vérifier.

De petits signaux techniques entourent la capture : précision GPS aberrante, permission de localisation refusée, fuseau horaire de l’appareil inhabituel. Score purement indicatif, consigné au dossier — jamais bloquant à lui seul.

Deux déclarations consécutives du même agent impliquent un déplacement incompatible avec le temps écoulé (au-delà de 700 km par jour). Peut venir d’un relevé GPS défaillant autant que d’une déclaration faite à distance : vérification nécessaire.

La photo transmise est identique — ou quasi identique — à celle d’un autre agent, ou à celle du mois précédent. Une photo réutilisée n’est pas en soi une preuve : l’original et la copie sont examinés côte à côte par un enquêteur.

L’heure de capture déclarée par l’appareil ne correspond pas à l’heure d’envoi au serveur. Le plus souvent une horloge mal réglée : signal mineur, documenté comme tel.

La déclaration a été transmise depuis l’extérieur du territoire national, sans ordre de mission déposé. Une mission ou une formation à l’étranger régulière l’explique parfaitement : la pièce justificative est alors à fournir.

Un agent de guichet a enregistré un nombre improbable de déclarations assistées sur une même campagne. Règle d’ensemble sur l’activité du guichet — les agents déclarés ne sont pas en cause ; les enrôlements de téléphones réalisés par ce guichet sont joints au dossier.